의사록

의사록 (議事錄)은 회의, 강연회, 심포지엄 등 각종 모임에서 논의된 내용과 결정 사항을 기록한 문서를 말한다. 회의의 진행 과정, 발언 내용, 표결 결과 등을 객관적이고 체계적으로 기록하여 회의의 결과를 공식적으로 인정하고 증명하는 데 사용된다.

주요 내용 및 구성 요소

의사록은 통상적으로 다음과 같은 내용을 포함한다.

• 회의 제목 및 종류: 회의의 성격과 목적을 명확히 나타낸다.
• 회의 일시 및 장소: 회의가 개최된 날짜와 장소를 기록한다.
• 참석자 및 불참자 명단: 회의에 참석한 사람과 불참한 사람의 이름을 명시한다. 필요에 따라 참석자의 직책이나 소속을 함께 기록하기도 한다.
• 회의 안건: 회의에서 논의될 주제나 의제를 나열한다.
• 논의 내용 요약: 각 안건에 대한 발언 내용, 토론 과정, 제안 내용 등을 간략하게 요약하여 기록한다.
• 결정 사항: 각 안건에 대한 최종 결정 내용, 표결 결과 (찬성/반대/기권), 의결 내용 등을 명확하게 기록한다.
• 차기 회의 일정 (해당하는 경우): 다음 회의의 날짜, 시간, 장소, 안건 등을 기록한다.
• 작성자 및 확인자: 의사록을 작성한 사람과 확인한 사람의 이름과 서명을 포함한다.

중요성 및 활용

의사록은 다음과 같은 중요한 역할을 수행한다.

• 기록 보존: 회의 내용을 공식적으로 기록하여 후대에 참고 자료로 활용할 수 있도록 한다.
• 책임 소재 명확화: 결정 사항에 대한 책임 소재를 명확히 하고, 의사 결정을 투명하게 관리할 수 있도록 한다.
• 의사 결정 근거 확보: 의사 결정 과정을 문서화하여 결정의 정당성을 확보하고, 문제 발생 시 참고 자료로 활용할 수 있도록 한다.
• 업무 효율성 향상: 회의 결과를 공유하여 정보의 공유와 협업을 촉진하고, 중복된 논의를 방지하여 업무 효율성을 향상시킨다.

작성 시 유의 사항

의사록은 객관적이고 정확하게 작성되어야 하며, 다음과 같은 사항에 유의해야 한다.

• 객관성 유지: 개인적인 의견이나 감정을 배제하고, 사실에 근거하여 객관적으로 기록한다.
• 정확성 확보: 발언 내용, 결정 사항 등을 정확하게 기록하고, 오해의 소지가 없도록 명확하게 표현한다.
• 간결성 유지: 불필요한 내용을 줄이고, 핵심 내용을 중심으로 간결하게 작성한다.
• 체계성 확보: 일관된 형식을 사용하고, 논리적인 흐름에 따라 내용을 구성한다.
• 비밀 유지: 회의 내용 중 기밀 사항이 포함된 경우, 보안을 유지하고 유출되지 않도록 주의한다.

관련 용어

• 회의록: 회의의 전 과정을 상세하게 기록한 문서 (의사록보다 더 자세한 기록)
• 속기록: 회의 내용을 실시간으로 기록한 문서

참고 문헌

• 공공기록물 관리에 관한 법률
• 각 기관의 회의 운영 규정