공문서

공문서는 행정기관 내부 또는 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 접수한 문서 (도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록 포함) 및 행정기관이 보관 중인 문서를 말한다. 공문서는 법률, 대통령령, 부령, 훈령, 예규, 고시 등 다양한 형태로 존재하며, 행정의 투명성과 효율성을 확보하고 국민의 알 권리를 보장하는 데 중요한 역할을 한다.

정의 및 범위

공문서는 크게 기안문, 검토 및 결재를 거친 문서, 시행문 등으로 나눌 수 있다. 또한, 전자정부법에 따라 전자적인 형태로 작성된 전자문서도 공문서에 포함된다. 공문서의 범위는 문서의 작성 주체, 내용, 형식 등을 종합적으로 고려하여 판단하며, 단순히 공무원이 작성한 문서라고 해서 모두 공문서에 해당하는 것은 아니다.

작성 및 관리

공문서는 행정기관의 공식적인 의사표시이므로, 정확하고 명확하게 작성되어야 한다. 또한, 공문서의 위조, 변조, 파기 등은 법률에 따라 처벌받을 수 있다. 공문서는 효율적인 관리 및 활용을 위해 문서관리시스템 등을 통해 체계적으로 관리되며, 보존 기간이 만료된 문서는 관련 법규에 따라 폐기된다.

열람 및 공개

국민은 원칙적으로 공문서의 열람 및 공개를 청구할 수 있다. 다만, 개인의 사생활 침해, 국가안전보장 저해 등 공공의 이익을 해칠 우려가 있는 경우에는 정보공개법에 따라 공개가 제한될 수 있다.

관련 법규

• 전자정부법
• 공공기록물 관리에 관한 법률
• 정보공개법
• 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정