총무부

총무부(總務部)는 조직 내에서 전반적인 관리 및 지원 업무를 담당하는 부서이다. 주로 기업, 학교, 단체, 공공기관 등 다양한 조직에 존재하며, 조직의 안정적인 운영과 효율적인 업무 수행을 위한 기반을 마련하는 역할을 한다.

총무부의 주요 업무는 조직의 규모와 특성에 따라 다를 수 있으나, 일반적으로 다음과 같은 내용을 포함한다.

• 사무 환경 관리: 사무실 건물 및 시설 관리, 비품 구매 및 관리, 청소, 보안 시스템 운영 등 쾌적하고 안전한 업무 환경을 유지한다.
• 자산 관리: 차량, 장비, 부동산 등 조직의 유형/무형 자산을 등록, 관리, 유지보수하며 효율적으로 운영되도록 지원한다.
• 문서 및 기록 관리: 공문서의 접수, 발송, 분류, 보관 및 보존, 기록물 관리 등 공식적인 문서 업무를 처리한다.
• 계약 관리: 임대차 계약, 용역 계약 등 조직이 필요로 하는 각종 계약의 체결 및 관리를 담당한다.
• 대내외 소통 및 지원: 내외부 방문객 응대, 전화 응대, 우편물/택배 관리, 기타 타 부서의 행정적 요청 사항 지원 등의 업무를 수행한다.
• 행사 지원: 조직 내 각종 회의, 행사, 기념식 등의 기획 및 운영을 지원한다.
• 인장 관리: 조직의 공식적인 인장(도장)을 관리하고 사용을 통제한다.

총무부는 조직의 핵심 기능이 원활하게 작동하도록 필수적인 지원을 제공하며, 종종 인사부, 회계부 등 다른 지원 부서와 긴밀하게 협력한다. 그 역할은 조직의 규모가 클수록 더욱 세분화되고 중요해지는 경향이 있다.