공문

공문 (公文)은 행정 기관, 공공 단체, 또는 그 구성원이 직무상 작성하여 시행하는 문서의 총칭이다. 공문은 조직 내부 또는 외부로 발송되어 업무의 지시, 보고, 협조 요청, 정보 전달 등 다양한 목적으로 활용된다.

특징

• 공식성: 공문은 작성 주체의 공식적인 의사를 담고 있으며, 조직의 명의로 발송된다.
• 법적 효력: 공문은 경우에 따라 법적 효력을 가지며, 증거 자료로 활용될 수 있다.
• 일정 형식: 공문은 효율적인 정보 전달과 관리를 위해 일정한 형식을 갖추는 것이 일반적이다. 형식에는 문서 제목, 발신 및 수신 기관, 작성일자, 내용 등이 포함된다.
• 기록 보존: 공문은 조직의 중요한 기록으로 관리되며, 일정 기간 동안 보존된다.

종류

공문은 목적, 내용, 발신 대상 등에 따라 다양한 종류로 나눌 수 있다.

• 지시문: 상급 기관이나 상급자가 하급 기관이나 하급자에게 업무 지시를 내리는 문서
• 보고문: 하급 기관이나 하급자가 상급 기관이나 상급자에게 업무 결과를 보고하는 문서
• 협조문: 다른 기관이나 부서에 협조를 요청하는 문서
• 안내문: 특정 사항을 알리거나 안내하는 문서
• 질의문: 특정 사항에 대해 질의하는 문서
• 회신문: 질의에 대한 답변을 하는 문서

작성 시 유의사항

• 정확성: 내용은 사실에 근거하여 정확하게 작성해야 한다.
• 간결성: 불필요한 내용이나 장황한 표현을 피하고, 간결하게 작성해야 한다.
• 명확성: 내용이 모호하거나 오해의 소지가 없도록 명확하게 작성해야 한다.
• 객관성: 주관적인 판단이나 감정적인 표현을 자제하고, 객관적으로 작성해야 한다.
• 예의: 발신 및 수신 대상을 고려하여 예의 바르게 작성해야 한다.

관련 법규

• 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정

이 외에도 공문은 각 기관이나 단체의 내부 규정에 따라 관리된다.