발주
발주는 기업이나 기관 등에서 필요한 물품이나 서비스의 제공을 공급자에게 공식적으로 요청하는 행위를 말한다. 이는 단순한 구매 의사 표시를 넘어, 구체적인 품목, 수량, 규격, 납기, 가격 등의 조건을 명시하여 공급 계약을 체결하기 위한 사전 단계에 해당한다.
개요
발주는 구매 활동의 중요한 부분으로, 효율적인 발주 관리는 기업의 비용 절감과 생산성 향상에 기여한다. 발주 과정은 일반적으로 수요 예측, 발주 계획 수립, 공급업체 선정, 발주서 작성 및 전달, 발주 확인 및 추적, 입고 검수 등의 단계를 거친다.
발주 방식
- 정기 발주: 미리 정해진 주기(예: 매주, 매월)에 따라 정해진 양을 발주하는 방식이다. 안정적인 수요가 있는 품목에 적합하다.
- 수시 발주: 필요에 따라 불규칙적으로 발주하는 방식이다. 수요 변동이 크거나 긴급한 상황에 대응하기 용이하다.
- 긴급 발주: 예상치 못한 수요 발생이나 재고 부족 등으로 인해 긴급하게 발주하는 방식이다.
발주서
발주서는 발주 내용을 공식적으로 기록한 문서로, 품목명, 수량, 규격, 단가, 총액, 납기일, 결제 조건, 발주 담당자 정보 등이 포함된다. 발주서는 발주자와 공급자 간의 계약 내용을 명확히 하고, 추후 분쟁 발생 시 증거 자료로 활용될 수 있다.
디지털 발주 시스템
최근에는 기업 간 거래 효율성을 높이기 위해 전자상거래 플랫폼이나 자체 개발한 시스템을 활용한 디지털 발주가 보편화되고 있다. 이러한 시스템은 발주 과정의 자동화, 실시간 재고 관리, 공급망 가시성 향상 등의 장점을 제공한다.
관련 용어
- 구매: 발주를 포함한 모든 구매 활동을 포괄하는 용어
- 조달: 공공기관에서 필요한 물품이나 서비스를 확보하는 행위
- 견적: 공급자가 발주자의 요청에 따라 가격, 납기 등을 제시하는 행위
- 납품: 공급자가 발주된 물품이나 서비스를 제공하는 행위