최근에 있었던 일을 공유하고 싶습니다. 누구나 공감할 만한 이야기라고 생각하거든요.
얼마 전 저는 매주 있는 매니저와의 1:1 면담을 위해 메타 프롬프트를 만들었습니다. 제 작업물을 보신 분들은 아시겠지만, 정말 공을 많이 들였죠. 이 프롬프트는 제 계정 전반의 상호작용을 스캔하고, 중요한 내용을 추출해서 회의 때 바로 활용할 수 있는 구조화된 업데이트 자료로 만들어줍니다. 저는 그 결과물이 아주 자랑스러웠고, 사실 지금도 그중 상당 부분을 잘 활용하고 있습니다.
하지만 거기서 더 욕심을 내기로 했습니다.
워크플로우에 전체 브리핑 패키지를 추가한 것이죠. 실행 요약용 파워포인트(PPT)를 만들고, 네 가지 핵심 영역을 다루는 HTML 웹 앱까지 포함했습니다. 이 모든 과정이 자동화되어 회의 한 시간 전에 이메일로 발송되도록 설정했습니다. 테스트 결과도 완벽했고 실행도 깔끔했기에, 매니저가 정말 좋아할 거라고 확신했습니다.
회의 때 매니저에게 웹 앱이 포함된 이메일을 봤는지 물었습니다. 그는 아직 못 봤다며, 아웃룩(Outlook) 메일함 어딘가에 묻힌 것 같다고 하더군요.
회의 끝 무렵에 그가 메일을 열어 내용을 함께 훑어보고는 이렇게 말했습니다. "이봐요, 아까 팀즈(Teams)로 보내준 불렛 포인트 네 개 있죠? 이번 대화에는 그거면 충분해요."
그 말이 조금 따끔하긴 했지만, 사실 제가 받은 피드백 중 가장 유용한 조언이었습니다.
과잉 구축(The overbuild trap)의 함정
마이크로소프트 코파일럿(Microsoft Copilot)이나 코파일럿 코워크(Copilot Cowork) 같은 AI 도구로 무언가를 구축할 때는 특징이 하나 있습니다. 이전에는 혼자 힘으로 절대 만들 수 없었던 것들을 아주 쉽고 빠르게 만들어준다는 점입니다. 몇 초 만에 파워포인트를 만들고, 프롬프트 하나로 웹 앱을 뚝딱 만들며, 스케줄에 맞춰 돌아가는 자동화 워크플로우를 생성합니다. 인상적이고 생산적이라고 느껴지죠.
하지만 '쉽고 빠르다'는 것은, 그 누구도 실제로 필요로 하지 않는 것까지 과하게 만들기 쉽다는 뜻이기도 합니다.
저는 '출력물'을 위해 만들었습니다. 하지만 '사람'을 위해 만들었어야 했습니다.
제 매니저에게 필요한 건 웹 앱이 아니었습니다. 10분 내외의 대화를 이끌어갈 네 개의 명확한 핵심 포인트였죠. 그 점을 이해하는 순간, 전체 워크플로우는 더 단순해지고 빨라졌으며 훨씬 유용해졌습니다.
왜 이것이 단순한 워크플로우 설계를 넘어 중요한가
AI가 소비 기반 모델로 이동함에 따라, 이 교훈은 실제 비용과도 직결됩니다. AI가 생성하는 모든 출력물은 토큰(token)을 사용합니다. AI가 문서를 만들고, 요약본을 쓰고, 이메일을 보낼 때마다 백그라운드에서는 컴퓨팅 자원이 돌아갑니다. 만약 아무도 읽지 않는 결과물을 만들고 있다면, '소음'을 만드는 데 예산을 낭비하고 있는 셈입니다.
사용자의 니즈를 정확히 파악하는 것은 단순히 좋은 디자인 원칙일 뿐만 아니라, 효율적인 비용 관리의 핵심이기도 합니다.
무언가를 구축하기 전에 한 가지만 자문해 보세요. "이 사람이 업무를 수행하는 데 실제로 필요한 것이 무엇인가?" 거기서부터 시작하세요. 그것만 만드세요. 더 필요한 게 있다면 상대방이 먼저 요청할 것입니다.
현재 제가 하고 있는 방식
제 1:1 워크플로우는 이제 딱 한 가지만 수행합니다. 지난 한 주를 훑어보고 제 계정들에서 중요한 사항을 찾아 불렛 포인트 네 개로 출력합니다. 그것이 대화를 이끌어가는 핵심입니다. 파워포인트도, 웹 앱도 없습니다. 매니저에게 꼭 필요한 정보를, 그가 실제로 사용할 수 있는 형식으로 전달할 뿐입니다.
구축하는 데 시간도 덜 들고, 실행 비용(토큰)도 적게 들며, 이전의 그 어떤 방식보다 효과적입니다.
더 적게 만드세요. 그리고 더 많이 전달하세요.