TL;DR: SharePoint Embedded는 고객이 레거시 ECM/DMS 앱을 현대 시대로 쉽게 전환할 수 있도록 지원하며, Microsoft 365 Copilot, Microsoft Purview 보안 및 규정 준수, Microsoft 365 Office 협업 기능을 프로젝트의 일환으로 자동으로 제공합니다.
의료, 제조, 정부, 금융 서비스, 법률 등 다양한 산업 분야에서 조직들은 공통된 현실에 직면해 있습니다. 핵심 비즈니스 운영은 Microsoft 365를 통해 조직의 다른 구성원들이 누리는 중요한 도구들과는 단절된, 오프라인 문서에 의존하고 있습니다. 레거시 시스템들은 사례 파일, 기록, 서신, 계약서, 증거 자료 및 조직의 지식을 과거 시대에 구축된 전사적 콘텐츠 관리(ECM) 또는 문서 관리 시스템(DMS)에 묶어두고 있습니다.
AI 시대에 접어들면서, 고객들은 ECM 및 DMS의 전환이 더 이상 부수적인 IT 이니셔티브가 아닌, 전략적 필수 과제임을 인식하고 있습니다.
SharePoint Embedded(SPE)를 활용하여 ECM/DMS 앱을 현대화하면, Microsoft 365 Copilot, Microsoft Purview, 그리고 모든 Microsoft 365 Office 협업 기능을 앱의 일부로 제공하며, 이 모든 기능은 고객의 Microsoft 365 테넌트 내에서 안전하게 보호됩니다. SPE는 SharePoint의 API 전용 버전으로, Azure 서비스로 제공됩니다. SPE 데이터는 SharePoint Online 및 OneDrive 콘텐츠와 논리적으로 분할되어 있으며, Microsoft 365 라이선스를 소비하지 않습니다.
LexisNexis, SharePoint Embedded로 문서 관리 혁신
법률 업계의 선구자로 인정받는 LexisNexis는 이러한 접근 방식이 실제로 어떻게 적용되는지 명확한 사례를 보여줍니다. 회사는 신중한 도입 과정을 거쳐 법률 문서 관리를 위한 SharePoint Embedded를 검증하고, 장기적인 확장성을 고려한 통합 ECM 아키텍처를 구축했습니다.
그들의 작업은 세 가지 단계를 거쳐 진행되었습니다.
- 1단계: 발견 및 학습을 통해 법률 산업 문서 관리의 기반으로서 SharePoint Embedded를 검증했습니다.
- 2단계: 프레임워크 구축으로 OmniDMS가 탄생했습니다. OmniDMS는 SharePoint Embedded와 Microsoft Graph를 추상화하여 여러 제품에 활용될 수 있는 재사용 가능한 법률 등급 문서 서비스입니다.
- 3단계: 제품 통합을 통해 Everyfile 및 Visualfiles에 이 아키텍처가 내장되었습니다. LexisNexis는 서로 다른 법률 운영 및 고객 부문에 서비스를 제공하는 제품 전반에 걸쳐 동일한 OmniDMS 기반을 제공함으로써, SharePoint Embedded가 단일 통합이 아닌 확장 가능한 다중 제품 법률 문서 플랫폼의 기반이 될 수 있음을 입증했습니다.
이러한 접근 방식을 통해 문서들은 고객의 Microsoft 365 테넌트 내에 유지되면서도 차별화된 제품 경험을 지원합니다. 거버넌스, 보안, 그리고 ID는 기존 엔터프라이즈 제어와 일치하여 구현 및 채택을 간소화합니다.
결과적으로 위험 및 규정 준수에 대한 논의가 더욱 명확해지고, 거버넌스는 익숙한 제어를 통해 운영되며, 협업은 확립된 Microsoft 경험을 따르고, 문서들은 조직이 이미 신뢰하는 엔터프라이즈 환경 내에 유지됩니다.
LexisNexis의 제품 책임자인 Nigel Williams는 "SharePoint Embedded를 통해 우리는 문서 관리를 제3자 별도 시스템이 아닌 플랫폼 기능으로 재고할 수 있었습니다. SPE를 OmniDMS 아키텍처와 결합함으로써, 고객이 Microsoft 365 내에서 데이터를 확실히 제어하면서 Everyfile 및 Visualfiles 전반에 걸쳐 현대적인 AI 지원 문서 경험을 제공할 수 있습니다."라고 말했습니다.
Microsoft 그룹 제품 관리자인 Shyam Narayan은 "LexisNexis가 SharePoint Embedded를 통해 고객의 현대적인 클라우드 기능 채택을 가속화하는 것을 보게 되어 기쁩니다. SPE는 지능형 엔터프라이즈 애플리케이션의 일부로 Copilot, Purview, Office 협업을 제공하는 차세대 방식입니다."라고 말했습니다.
SharePoint Embedded는 LexisNexis에 고객이 파괴적인 플랫폼 변경을 강요받지 않고도, 법률 업무의 전체 라이프사이클에 걸쳐 문서 중심 기능, AI 기반 추론, 그리고 협업을 지속적으로 발전시킬 수 있는 기반을 제공합니다.
SharePoint Embedded의 비용 이점
중대형 기업의 경우, 기존 온프레미스 ECM 시스템은 라이선스, 인프라, 스토리지 증가, 업그레이드 및 지속적인 운영 비용을 모두 포함하면 5년 동안 사용자당 $1,500~$3,500의 비용이 드는 경우가 많습니다.
SharePoint Embedded는 이러한 고정된 자본 집약적 모델을 단순한 사용량 기반 접근 방식으로 대체하며, 일반적으로 연간 테라바이트당 $3,000~$5,000 수준입니다. 선행 라이선스 비용, 온프레미스 인프라, 그리고 상당한 관리 오버헤드를 제거함으로써, 조직들은 예측 불가능한 CAPEX(자본 지출) 및 유지 보수 비용에서 실제 사용량과 직접적으로 연동되는 투명한 OPEX(운영 지출)로 전환할 수 있습니다.
그 결과, 총 소유 비용(TCO)이 실질적으로 낮아지고, 시간이 지남에 따라 숨겨진 비용이 줄어들며, Microsoft 365 내에 구축된 현대적인 AI 지원 콘텐츠 애플리케이션을 위한 더욱 유연한 기반을 마련할 수 있습니다.
시작하기 쉽습니다
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