SharePoint 역할 해독: 비영리 단체가 사이트 멤버십에 대해 알아야 할 사항

SharePoint 관리 센터에서 활성 사이트의 "멤버십" 탭을 클릭해 본 적이 있다면 다음과 같이 혼란스러운 역할들을 보셨을 겁니다:

• 소유자
• 구성원
• 사이트 관리자
• 사이트 소유자
• 사이트 구성원
• 사이트 방문자

많은 비영리 단체, 특히 전담 IT 직원이 없는 곳에서는 누가 어떤 역할을 맡아야 하는지, 그리고 각 역할이 실제로 무엇을 하는지 알기 어렵습니다.

이 가이드는 귀하의 팀이 이러한 역할이 무엇을 의미하고, 어디서 왔으며, 효과적이고 안전하게 관리하는 방법을 이해하도록 쉬운 언어로 설명합니다.

시작하기: SharePoint 관리 센터에서 사이트 멤버십에 액세스하고 관리하는 방법

역할에 대해 더 자세히 알아보기 전에 이러한 모든 멤버십이 나타나는 화면에 실제로 접근하는 방법을 살펴보겠습니다. 귀하의 비영리 단체가 Microsoft 365를 사용하고 있고 SharePoint 사이트에 대한 액세스를 관리하는 임무를 맡고 있다면, 대부분 SharePoint 관리 센터를 통해 관리하게 될 것입니다.

활성 사이트에 대한 멤버십을 찾고 관리하는 방법은 다음과 같습니다:

1. Microsoft 365 관리 센터로 이동: admin.microsoft.com을 방문하여 관리자 계정 자격 증명으로 로그인합니다.
2. 왼쪽 메뉴에서 "모두 표시"를 선택한 다음 "관리 센터" 섹션에서 "SharePoint"를 클릭합니다.
   그러면 SharePoint 관리 센터가 새 탭에서 열립니다.
   
   

    

3. SharePoint 관리 센터의 왼쪽 메뉴에서 "활성 사이트"를 클릭합니다.
   그러면 테넌트와 연결된 모든 SharePoint 사이트 목록이 표시됩니다.
   
   

    

4. 관리하려는 사이트를 찾아 해당 이름을 클릭합니다.
   그러면 해당 특정 사이트에 대한 세부 정보 패널이 열립니다.
   
   

    

5. 사이트 세부 정보 패널 상단의 "멤버십" 탭을 클릭합니다.
   여기에서 사이트 생성 방법에 따라 소유자, 구성원, 사이트 관리자, 사이트 소유자, 사이트 구성원, 사이트 방문자와 같은 다양한 역할 그룹을 볼 수 있습니다.
   
   

귀하의 사이트가 그룹에 연결되어 있는 경우 (Microsoft Teams에 연결된 사이트 등), Microsoft 365 그룹 역할과 SharePoint 역할을 모두 보게 될 것입니다. 독립 실행형 사이트의 경우 일반적으로 SharePoint 특정 역할만 볼 수 있습니다.

이제 거기에 가는 방법을 알았으니 각 역할이 무엇을 의미하는지, 그리고 어떻게 책임감 있게 할당하는지 자세히 살펴보겠습니다.

개요: SharePoint 관리 센터에서 보게 될 내용

모든 SharePoint 사이트가 동일하지는 않으며, 관리 센터에 표시되는 역할은 사이트가 생성된 방식에 따라 다릅니다.

• 그룹에 연결된 사이트 (Microsoft Teams 또는 Microsoft 365 그룹에서 생성된 사이트 등):
  소유자, 구성원, 사이트 관리자, 사이트 소유자, 사이트 구성원, 사이트 방문자를 보게 될 것입니다.
• 독립 실행형 협업 또는 커뮤니케이션 사이트 (SharePoint에서 직접 생성):
  일반적으로 사이트 관리자, 사이트 소유자, 사이트 구성원, 사이트 방문자만 보게 될 것입니다.

어떤 역할이 나타나는지 그리고 그 이유를 이해하면 액세스를 적절하게 할당하고 사람들에게 의도한 것보다 더 많거나 적은 권한을 부여하는 것을 피할 수 있습니다.

Microsoft 365 그룹 역할

소유자

• 이들은 Microsoft 365 그룹 소유자입니다.
• SharePoint에서 자동으로 사이트 소유자 권한을 갖습니다.
• 그룹 멤버십 관리, 사이트 삭제, 연결된 Teams 설정 구성 등을 할 수 있습니다.

최적 대상: 작업 공간에 대한 완전한 제어가 필요한 프로그램 관리자, 팀 리더 또는 IT 관리자.

구성원

• 이들은 Microsoft 365 그룹 구성원입니다.
• SharePoint에서 자동으로 사이트 구성원 권한을 갖습니다.
• 콘텐츠를 업로드, 편집 및 공동 작업할 수 있지만 사이트 설정을 변경할 수는 없습니다.

최적 대상: 프로젝트 및 문서에 적극적으로 기여하는 직원, 자원 봉사자 또는 파트너.

SharePoint 역할 (권한 그룹)

사이트 소유자

• SharePoint 사이트 내에서 모든 권한을 갖습니다.
• 사이트 구조, 페이지, 권한 및 목록을 관리할 수 있습니다.
• 사이트가 그룹에 연결된 경우 그룹 소유자가 자동으로 여기에 나타납니다.

사이트 구성원

• 편집 권한을 갖습니다.
• 라이브러리 및 목록에서 콘텐츠를 업로드하고 변경할 수 있지만 권한을 조정할 수는 없습니다.

최적 대상: 콘텐츠를 기여하지만 사이트 전체 제어가 필요하지 않은 사용자.

사이트 방문자

• 읽기 전용 권한을 갖습니다.
• 페이지와 문서를 볼 수 있지만 변경할 수는 없습니다.

최적 대상: 편집하지 않고 자료를 볼 수 있는 액세스가 필요한 이사회 구성원, 기증자, 평가자 또는 모든 사람.

사이트 관리자

이 역할은 SharePoint에만 해당되며 독립 실행형 사이트와 그룹에 연결된 사이트 모두에 나타납니다.

• 사이트 관리자는 사이트에 대한 모든 권한을 갖습니다.
• Microsoft 365 그룹의 일부가 아닐 수 있으며 종종 수동으로 추가됩니다.
• 여러 사이트를 관리하는 IT 담당자 또는 SharePoint 코디네이터에게 일반적입니다.

중요: 사이트 관리자는 소유자로 나열되지 않더라도 모든 것을 관리할 수 있습니다.

관리 센터에서 혼란스러운 이유

SharePoint 관리 센터에는 Microsoft 365 그룹 역할과 SharePoint 권한 그룹이 모두 표시되므로 혼란이 발생할 수 있습니다. 다음은 단순화된 분석입니다:

이러한 중복은 Microsoft 365와 SharePoint가 통합되어 있더라도 권한을 관리하기 위해 서로 다른 시스템을 사용하기 때문에 발생합니다. 이러한 구별을 이해하면 역할의 잘못된 관리를 방지하는 데 도움이 됩니다.

비영리 단체를 위한 모범 사례

1. 사이트 소유자 제한 - 구조, 설정 또는 권한을 관리하는 사람에게만 이 역할을 할당하십시오.
2. 액세스 제어를 위해 그룹 사용 - 사용자를 개별적으로 역할을 할당하는 대신 Microsoft 365 그룹 또는 SharePoint 그룹에 추가하십시오.
3. 정기적으로 권한 감사 - 특히 프로그램 주기 또는 직원 변경 후 액세스 권한이 있는 사람을 확인하십시오.
4. 신규 사용자를 위한 역할 정의 - 온보딩 중에 기대치와 액세스 수준을 명확히 하십시오.
5. 게스트 액세스 보안 - 프로젝트 또는 프로그램 종료 후 외부 사용자를 모니터링하고 제거하십시오.

관리 센터에서 SharePoint 역할을 이해하는 것은 액세스를 관리하는 것뿐만 아니라 비영리 단체의 사명을 지원하는 것입니다. 적절한 사람들이 적절한 역할을 수행하면 귀하의 팀은 효과적으로 협업하고, 중요한 데이터를 보호하고, 위험을 줄일 수 있습니다.