공문서(公文書)는 행정기관 및 공공기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서와, 행정기관이 접수한 모든 문서를 통틀어 이르는 용어이다. 이는 개인 간의 거래나 사적 목적으로 작성되는 '사문서(私文書)'와 대비되는 개념으로, 공공의 업무 수행 과정에서 생산·접수되는 문서를 지칭한다.
정의와 법적 근거
우리나라 법령에서 공문서의 정의는 시대에 따라 규정되어 왔다. 과거 「정부공문서규정」에서는 공문서를 "행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·테이프·필름 및 슬라이드를 포함한다) 및 행정기관이 접수한 모든 문서"라고 규정하였다. 이후 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」에서는 디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함하여 보다 포괄적인 범위로 확장하여 정의하고 있다. 또한 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 공공기관이 생산하거나 접수한 기록물은 체계적으로 관리·보존·활용되고 있다.
범위와 유형
공문서의 범위는 시대의 변화에 따라 확대되어 왔다. 전통적으로 서면 문서뿐 아니라 도면·사진 등이 포함되었고, 이후 디스크·테이프·필름·슬라이드 등 특수매체 기록이, 오늘날에는 전자문서까지 포함된다는 점이 법령상 명시되어 있다.
공문서는 그 성격에 따라 여러 종류로 구분된다. 대표적으로 법률·대통령령·부령·조례·규칙 등에 관한 법규문서, 행정기관이 하급기관이나 소속 공무원에게 지시하는 훈령·지시·예규 등의 지시문서, 고시·공고 등 일반에게 알리는 공고문서, 행정기관 내부에서 업무에 활용하기 위해 비치하는 대장·카드 등의 비치문서, 민원인이 행정기관에 특정 행위를 요구하고 이에 대한 처리를 다루는 민원문서 등이 있다.
보존과 관리
공문서의 보존기간은 단위과제별로 책정되며, 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년 등으로 구분된다. 다만 수사·재판·정보·보안 관련 기록물은 소관 중앙행정기관의 장이 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 보존기간의 구분 및 책정 기준을 달리 정할 수 있다.
어원과 어감
'공문서'는 한자어 '공(公, 공공의)'과 '문서(文書, 문서)'의 결합으로 이루어진 합성어이다. '공공(公共)의 문서'라는 의미를 지니며, 관공서에서 오가는 공식적인 문서라는 뜻을 내포한다. 일반인 사이에서는 '공문'이라는 약칭으로도 흔히 불린다. 행정기관이 아닌 민간 기업이나 단체가 업무상 작성하는 문서까지 널리 '공문'으로 부르는 경향이 있으나, 엄밀한 법률상 의미의 공문서는 행정기관 또는 공공기관과 관련된 문서를 중심으로 규정된다는 점에서 차이가 있다.
의의
공문서는 행정행위의 시작이자 조직의 공식적인 의사를 대내외에 전달하는 수단으로, 행정의 투명성과 책임성을 담보하는 중요한 요소로 평가된다. 국가기록원 등 기록물관리기관을 통한 공문서의 체계적인 보존과 관리는 공공기관의 책임 있는 행정 구현에 기여하는 제도적 기반이 된다.
