경위서는 특정 사건, 사고, 업무 실수 등이 발생했을 때 그 일이 발생하게 된 경과(과정)와 원인을 객관적인 사실에 기반하여 기록하는 공식 문서이다. 대한민국의 회사, 공공기관, 학교 등 조직 환경에서 널리 사용되는 실무 문서로, 사건의 진상 파악, 책임 소재 규명, 재발 방지 대책 수립 등의 목적으로 작성된다.
경위서의 핵심적인 특징은 주관적인 감정이나 추측, 변명보다는 육하원칙(5W1H)에 따라 사실을 시간 순서대로 명확하고 간결하게 서술하는 데 있다. 일반적으로 제목, 작성일, 작성자 정보(소속, 성명 등), 사건 발생 일시 및 장소, 사건 발생 경위(구체적 과정), 본인의 입장, 재발 방지 대책 등의 항목으로 구성된다.
경위서와 유사한 문서로 시말서(始末書)가 있는데, 경위서는 사건의 객관적 사실 관계를 전달하는 보고·설명 성격의 문서인 반면, 시말서는 자신의 과실을 인정하고 반성과 사죄의 의미를 담은 반성문의 성격이 더 강하다는 점에서 차이가 있다. 실무에서는 두 용어가 혼용되어 사용되기도 하나, 목적과 성격이 구분된다.
경위서 자체가 법적 문서는 아니지만, 그 내용에 따라 업무상 과실을 입증하는 자료나 징계의 근거로 활용될 수 있으므로 사실에 기반하여 신중하게 작성해야 한다.
